Ochrana osobních údajů (pracovní návrh)

Kdo je správce a jak ho kontaktovat

Správcem osobních údajů je provozovatel webu a výkupu dřeva (dále „my“):

Název nebo jméno: Staré trámy s.r.o.
Právní forma: společnost s ručením omezeným
Sídlo: Platěnice 103, 530 02 Moravany
IČO: 14337967
DIČ: CZ14337967
Zápis v rejstříku: obchodní rejstřík vedený Krajským soudem v Hradci Králové, oddíl C, vložka 49219
Kontaktní adresa: shodná se sídlem
Telefon: +420 608 979 768, +420 777 987 482, +420 773 666 054
E-mail: vykupujemetramy@gmail.com [POTVRDIT KLIENTEM: e-mail převzatý z veřejného webu – potvrdit, že jde o kontakt provozovatele]
E-mail pro dotazy k osobním údajům: [DOPLNIT: e-mail pro dotazy k osobním údajům]
Kontaktní osoba pro vyřizování: [POTVRDIT KLIENTEM: zda klient určí kontaktní osobu pro vyřizování problémů a žádostí; jméno se zveřejňuje jen se souhlasem dotčené osoby]
Pověřenec pro ochranu osobních údajů: [POTVRDIT KLIENTEM: zda byl pověřenec ustanoven – pokud nejde o povinný případ, údaj se neuvádí]

Poznámka pro klienta – stav formuláře

Poptávkový formulář je napojený: poptávka se odesílá službou Web3Forms na e-mail provozovatele, fotografie se ukládají ve službě Cloudinary a do e-mailu přijdou odkazy na ně. [POTVRDIT KLIENTEM: na kterou e-mailovou schránku poptávky chodí, kdo k ní a k účtu Cloudinary má přístup a jak dlouho se fotografie v Cloudinary nechávají]

Tento dokument platí od: [DOPLNIT: datum účinnosti po schválení klientem – dosud nebylo schváleno].

Jaké údaje zpracováváme

Poptávka přes formulář

jméno a příjmení, telefon (povinné pole formuláře), e-mail (nepovinný),
lokalita dřeva, přibližné množství, popis a poznámky,
zvolený typ a stav dřeva,
nahrané fotografie dřeva.

Fotografie mohou obsahovat skrytá metadata (např. datum nebo místo pořízení). Web je proto před odesláním zmenší a metadata z nich odstraní. Prosíme, neposílejte fotografie osob ani doklady; k poptávce stačí fotografie dřeva. Doklad totožnosti po vás kvůli poptávce nevyžadujeme. Odkazy na nahrané fotografie nejsou nikde zveřejněné, ale kdo odkaz zná, může fotografii otevřít.

Komunikace mimo formulář

Telefonát, e-mail nebo zpráva přes WhatsApp: telefonní číslo, jméno, obsah zprávy a případné přiložené fotografie. [POTVRDIT KLIENTEM: zda se WhatsApp pro komunikaci skutečně používá a které údaje se z něj přepisují do evidence]

Navazující jednání, výkup a případná demontáž

identifikační a kontaktní údaje prodávajícího nebo kontaktní osoby firmy, obce či instituce,
adresa místa, kde se dřevo nachází, a údaje o přístupu k objektu,
údaje o dřevu, nabídce, ceně a platbě (u platby převodem číslo účtu),
případný předávací protokol nebo jiný doklad o převzetí. [POTVRDIT KLIENTEM: zda se předávací protokol vyhotovuje]

Technické údaje při návštěvě webu

Při zobrazení stránek zpracovává provozovatel hostingu (Vercel) běžné technické záznamy (např. IP adresu, čas a adresu požadované stránky, typ prohlížeče). Návštěvnost a rychlost webu měříme službami Vercel Web Analytics a Vercel Speed Insights: jde o anonymní souhrnné statistiky bez cookies, IP adresa se v nich neukládá a návštěvy se rozlišují jen otiskem, který se každý den mění. Marketingové nástroje web nepoužívá – viz Cookies.

Účely a právní základy

Právní základ volíme podle účelu a vztahu s vámi. Pro běžnou poptávku nevyžadujeme souhlas se zpracováním osobních údajů a formulář neobsahuje povinné zaškrtávací políčko souhlasu.

Účel	Právní základ	Poznámka
Vyřízení nezávazné poptávky: odpověď, posouzení fotografií, nabídka ceny	Opatření přijatá před uzavřením smlouvy na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). U kontaktních osob firem, obcí a institucí oprávněný zájem na komunikaci s kontaktní osobou (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).	[PRÁVNĚ OVĚŘIT: správnost zvoleného právního základu pro jednotlivé typy odesílatelů]
Uzavření a plnění smlouvy o výkupu, případně o demontáži, naložení a odvozu	Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR); u zástupců právnických osob oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f)).	[POTVRDIT KLIENTEM: zda je demontáž součástí výkupu, nebo samostatně poskytovaná služba]
Účetnictví, daně a další zákonné evidence	Plnění právní povinnosti (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).	[PRÁVNĚ OVĚŘIT: konkrétní zákonné povinnosti podle právní formy a daňového statusu provozovatele]
Ochrana právních nároků a doložení průběhu jednání (komunikace, předávací protokoly)	Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).	Proti zpracování na základě oprávněného zájmu můžete vznést námitku (viz Vaše práva).
Zabezpečení webu a technické záznamy (logy)	Oprávněný zájem správce (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).	[DOPLNIT: jaké záznamy hosting uchovává a jak dlouho]
Anonymní měření návštěvnosti a rychlosti webu (bez cookies)	Oprávněný zájem správce na zlepšování webu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR).	[PRÁVNĚ OVĚŘIT: právní základ a zda jde vůbec o osobní údaje]

Nezasíláme newslettery ani obchodní sdělení. [POTVRDIT KLIENTEM: potvrdit, že marketingové rozesílání ani newsletter se neplánuje; pokud ano, bude potřeba samostatný účel a případný souhlas]

Komu údaje předáváme

Údaje předáváme jen těm, kdo je k uvedeným účelům nezbytně potřebují:

Hosting webu a měření návštěvnosti – Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA (služby Vercel, Web Analytics, Speed Insights). [POTVRDIT KLIENTEM: zpracovatelská smlouva (DPA) s Vercelem; doménu a DNS spravuje WEBSUPPORT s.r.o.]
Doručení poptávky z formuláře – služba Web3Forms, která poptávku přepošle na e-mail provozovatele. [DOPLNIT: provozovatel služby Web3Forms a jeho sídlo podle podmínek služby] Na webu je zveřejněna e-mailová adresa u služby Gmail (Google). [POTVRDIT KLIENTEM: zda poptávky a komunikace skutečně procházejí touto schránkou]
Ukládání fotografií z formuláře – služba Cloudinary (úložiště obrázků). [DOPLNIT: smluvní entita Cloudinary, její sídlo a doba uchování fotografií]
WhatsApp – pokud nás kontaktujete touto službou, zpracovává komunikaci také její provozovatel podle vlastních podmínek. Odkaz na WhatsApp se otevře až po vašem kliknutí.
Účetní, daňový poradce – [DOPLNIT: zda externí účetní nebo poradce existuje]
Subdodavatelé při demontáži a odvozu – [POTVRDIT KLIENTEM: zda se zapojují subdodavatelé a jaké údaje dostávají]
Orgány veřejné moci – jen pokud to ukládá zákon.

Údaje neprodáváme. [POTVRDIT KLIENTEM: potvrdit klientem]

Předání mimo EHP

Některé služby jsou provozovány společnostmi se sídlem mimo Evropský hospodářský prostor, zejména v USA: hosting a měření Vercel, ukládání fotografií Cloudinary, doručení formuláře Web3Forms a e-mail Gmail.

[PRÁVNĚ OVĚŘIT: zda a na jakém základě (např. rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardní smluvní doložky) k předání mimo EHP dochází u vybraných poskytovatelů; po ověření doplnit konkrétní záruky]

Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje	Doba nebo pravidlo
Poptávka a fotografie, která nevedla k obchodu	Po dobu nezbytnou k vyřízení poptávky a poté [POTVRDIT KLIENTEM: jak dlouho se neúspěšné poptávky a fotografie uchovávají]
Smlouva o výkupu, nabídka, předávací protokol, komunikace	Po dobu trvání smluvního vztahu a po dobu, po kterou lze uplatnit nebo bránit právní nároky [PRÁVNĚ OVĚŘIT: délka lhůty]
Účetní a daňové doklady	Podle zákonných lhůt [PRÁVNĚ OVĚŘIT: konkrétní lhůty pro daný typ provozovatele]
Technické záznamy hostingu	[DOPLNIT: doba uchování logů u poskytovatele hostingu]

Vaše práva

Máte právo:

požádat o přístup k osobním údajům, které o vás zpracováváme,
na opravu nepřesných údajů a na doplnění neúplných,
na výmaz, pokud pominul účel zpracování a nebrání tomu zákonná povinnost nebo právní nároky,
na omezení zpracování,
na přenositelnost údajů, které zpracováváme z důvodu smlouvy nebo opatření před jejím uzavřením,
vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
odvolat souhlas, pokud bude zpracování někdy na souhlasu založeno (nyní ho pro běžnou poptávku nepoužíváme).

Žádost pošlete na [DOPLNIT: e-mail pro dotazy k osobním údajům]. Aby nedošlo k vydání údajů nesprávné osobě, můžeme požádat o ověření totožnosti. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti (tuto lhůtu lze za zákonných podmínek prodloužit).

Pokud se domníváte, že údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. [PRÁVNĚ OVĚŘIT: aktuálnost kontaktních údajů úřadu k datu zveřejnění]

Je poskytnutí údajů povinné

K vyřízení poptávky potřebujeme alespoň jméno, telefon a lokalitu dřeva. Bez nich vám nemůžeme odpovědět ani dřevo posoudit. E-mail, popis a fotografie jsou dobrovolné, ale zrychlí a zpřesní posouzení. Pro uzavření a splnění smlouvy o výkupu mohou být potřeba další údaje (např. číslo účtu při platbě převodem).

Automatizované rozhodování a profilování

Nepoužíváme automatizované rozhodování ani profilování, které by mělo právní účinky nebo se vás obdobně významně dotýkalo. [POTVRDIT KLIENTEM: potvrdit, že žádné takové zpracování neprobíhá]

Zabezpečení

[POTVRDIT KLIENTEM: popis technických a organizačních opatření (přístupová práva, zabezpečení schránky a úložiště fotografií, zálohy); do hotové verze se uvádějí jen opatření, která skutečně existují]

Cookies a změny dokumentu

Informace o cookies a podobných technologiích najdete na stránce Cookies. Tento dokument můžeme aktualizovat; platná verze je vždy zveřejněna na této stránce. Podmínky samotného výkupu popisují Podmínky výkupu dřeva.